مستند سازی
مقدمه پاورپوینت
– مستند سازی Documentation) ) یکی از فرآیندهای بسیار مهم در استقرار و اجرای سیستم های مدیریت می باشد .
– مستند سازی در اجرای صحیح و یکنواخت سیستم های مدیریت سازمان ها و بهبود مداوم آنها ، تاثیر بسزایی داشته وعلاوه بر این موجب انتقال اطلاعات و اشاعه دانش و تجربیات در داخل سازمان ها می شود .
– آشنایی مدیران ، کارشناسان و کارکنان ، با اصول مهم مستند سازی و نیازمندی های آن در استانداردهای سیستم های مدیریت ( منجمله : ISO 9001:2000 ) و همچنین تکنیک های کنترل مستندات، به سازمانها در امر استقرا ر سیستمهای مدیریت کمک شایانی می نماید.
– مطالب متن حاضر با استفاده از استانداردهای ISO 9000:2000 ، ISO 9001:200 مقاله‹‹ رهنمودهایی درباره مستندسازی در استاندارد ISO 9001:2000 ›› منتشره از سوی کمیته فنی TC 176 سازمان جهانی استاندارد و برخی مقالات ذیربط سازمان های معتبر تهیه شده است .
اهداف اصلی مستند سازی
a ـ مبادله اطلاعات
مستندات وسیله ای برای انتقال و مبادله اطلاعات می باشند . نوع و گستره مستندات بستگی به نوع محصولات و فرآیندهای سازمان ، میزان رسمیت سیستم های ارتباطی و سطح توانمندی های ارتباطی درون سازمان و فرهنگ سازمانی دارد .
b ـ شواهد انطباق
مستندات ، شواهدی برای اینکه چه برنامه ریزیهایی صورت گرفته و عملاً چه اقداماتی انجام شده است ، فراهم می سازد .