تهیه دستورالعمل جهت استقرار یک نظام کنترل داخلی
ویژگی‌های محیط فعالیتهای از نوع دولتی
هیأت تدوین استاندارهای حسابداری دولتی (GASB)، در بیانیه مفهومی شماره یک خود اعلام نموده است که محیط فعالیتهای از نوع دولتی (غیر انتفاعی) مؤسسات بزرگ بخش عمومی نظیر دولت و شهرداری‌ها، تحت تأثیر ویژگی‌های مهمی به شرح زیر می‌باشند.
۱- ویژگی‌های اصلی (ساختاری و خدماتی) شامل:
الف- شکل نمایندگی دولت و تفکیک یا توزیع قدرت (تفکیک قوا)
ب- سیستم اداره امور حکومت (فدرال یا متمرکز)
ج- رابطه پرداخت‌کنندگان مالیات یا عوارض نسبت به خدمات دریافتی
۲- ویژگی‌های کنترلی متأثیر از ساختار دولت شامل:
الف- بودجه به عنوان بیانیه سیاست‌های عمومی و مقاصد مالی و روشی جهت اعمال کنترل
ب- استفاده از سیستم حسابداری حساب‌های مستقل برای اهداف کنترلی
۳- سایر ویژگی‌ها شامل:
الف- وجود افتراق بین سازمانها به رغم وجوه تشابه در طراحی
ب- سرمایه گذاری در خور ملاحظه در دارای‌های سرمایه‌ای که درآمد تولید نمی‌کنند.
ج- طبع و ماهیت فرایند سیاسی
بیانیه مفهومی شماره یک هیأت مشورتی استانداردهای حسابداری دولت فدرال (FASAB) 4مصوب سال ۱۹۹۳ نیز ویژگی‌های منحصر به فردمحیطی دولت را به شرح خلاصه زیر بیان نموده است.
۱- اقتدار و حاکمیت:
حکومت مرکزی به عنوان سیستمی عمل می‌کند که شهروندان از طریق آن، حاکمیت خود را اعمال می‌نمایند. حکومت مرکزی با تدوین قوانین و مقررات و وضع مالیات، سطوح مختلف اقتصادی ملی و جامعه را تحت کنترل قرار می‌دهد.
۲- تفکیک قوا:
به منظور جلوگیری از سوء استفاده احتمالی از قدرت حکومت مرکزی، قدرت بین سه قوه مجریه، مقننه و قضائیه توزیع و تفکیک گردیده است و از طریق مکانیزم توازن و کنترل هر یک از قوا توسط قوای دیگر کنترل می‌شود.
۳- سیستم حکومت مرکزی:
این سیستم از سه سطح دولت مرکزی، ایالتی و محلی تشکیل می‌شود و این امر، پاسخگویی دقیق به بسیاری از برنامه‌ها را مشکل می‌کند.
۴- مسئولیت تأمین امنیت و رفاه عمومی:
تأمین امنیت و رفاه عمومی از وظایف منحصر به فرد دولت محسوب گردیده و در این مورد مسئولیت پاسخگویی دارد.
۵- قدرت اخذ مالیات، استقراض و انتشار پول:
دولت مرکزی دارای قدرت دسترسی منحصر به فرد به منابع مالی است و می‌تواند مالیات وضع کند، وام بگیرد و پول منتشر نماید.
۶- نفوذ گروه‌های سازمان یافته (فرایند سیاسی):
ارزیابی یا بررسی تأثیر گذاری سیاست‌های اعمال شده دولت مرکزی توسط افراد مشکل است. بنابراین افراد به سزماندهی گروهی روی آورده و گروه‌های بزرگ و کوچک تشکیل می‌دهند. بسیاری از مقامات رسمی منتخب و منتصب دولت مرکزی و گروه‌هائی که این افراد به آنها پاسخگو می‌باشند، به اطلاعاتی در مورد هر یک از برنامه‌ها، وظایف یا فعالیتهای دولت علاقمندند.
۷- سیستم سیاسی در برابر بازارهای رقابتی:
پرداخت مالیات توسط شهروندان به صورت اجباری و غیرداوطلبانه و بر اساس مصرف، ثروت یا درآمد، صورت می‌گیرد.تصمیم‌گیری در مورد خدمات عمومی که ارائه می‌شود، تصمیمی جمعی است که از طریق سیاسی اتخاذ می‌شود، از این رو شهروندان اختیار کمی در انتخاب نوع و میزان خدمات عمومی که پول برای آن پرداخت می‌کنند دارند. به دلیل فقدان یک بازار رقابتی اندازه‌گیری کمیت و کیفیت خدمات ارائه شده توسط دولت، مشکل است و اندازه گیری ارزش افزوده ناشی از اجرای برنامه‌های دولتی به رفاه اجتماعی از طریق معیارهای متداول نظیر سود خالص امکان‌پذیر نمی‌باشد.
۸- دارایی‌ها:
در بخش خصوصی، انتظار می‌رود که دارای‌ها دارای منافعی بیش از مخارج آن باشد. در این بخش منافع در قالب جریانات نقدی ورودی اندازه‌گیری می‌شود و به همین دلیل دارای‌ها تحصیل می‌شوند که انتظار ورود جریانهای نقدی آن بیش از هزینه‌های تحصیل آن باشد. در بخش دولتی و عمومی منافع مورد انتظار اغلب جریانهای نقدی ورودی نیست بلکه خدمات مورد انتظار و قابل ارائه توسط دارائی به عموم مردم میباشد.
۹- مسئولیت در برابر رسانه‌های خبری:
رسانه‌های خبری بر فعالیتهای دولت مرکزی نظارت دارند و دولت هم چنین نظارتی را تشویق می‌کند. به دلیل اینکه قدرت دولت نهایتاً از مردم سرچشمه می‌گیرد. دولت مسئولیت ویژه‌ای برای افشای فعالیتهای خود به شهروندان و مالیات دهندگان و پاسخگویی به آنان دارد.
۱۰- اهمیت بودجه:
بودجه ابزار فرایند سیاسی در دستیابی به توافق درباره اهداف و تخصیص منابع در بین اولویت‌های گوناگون بوده و سیستمی برای کنترل مخارج فراهم می‌آورد.
۱۱- نیاز به ساز و کارهای کنترلی ویژه:
به دلیل نبود محدودیت‌های خارجی، پیش‌بینی سازوکارهای کنترلی ویژه نظیر محدودیت‌های سیاسی و پاسخگویی مقرر از طریق انتخابات منظم، تفکیک قوا و سایر پاسخگویی های مقرر در قانون اساسی.
مسئولیت پاسخگویی
نگاهی اجمالی به ویژگی‌های محیط فعالیتهای غیر انتفاعی دولت و سازمانهای بزرگ عمومی، نقش برجسته برخی از این ویژگی‌ها را در پیدایش مفهوم «مسئولیت پاسخگویی عمومی»۷ در سیستم‌های حکومتی مبتنی بر مردم سالاری، روشن می‌نماید. در این نوع حکومت‌ها که اساس آن بر پایه تکیر قطب‌های قدرت شکل می‌گیرد، کانون یکپارچه و متمرکز قدرت به حوضچه‌های متعددی تقسیم و به هریک از آنان سهی تفویض می‌شود. پیش‌بینی قوای سه‌گانه در قوانین اساسی این قبیل کشورها و تفکیک اختیارات و مسئولیت‌های قوای مقننه، مجریه و قضائیه و تأکید بر سازوکارهائی که بتواند از طریق توازن و کنترل، روابط بین قوا را تنظیم نماید، از مصادیق تکثیر قدرت در ساختار سیاسی این قبیل جوامع میباشد.
شراکت در قدرت سیاسی، معادل و مساوی با «پاسخگو بودن» است. به همین دلیل هیچ نهادی را در گردونه سیاسی قدرت نمی‌توان به بازی گرفت، مگر آنکه متناسب با سهمی که از قدرت به او تفویض می‌شود، در قبال صاحبان حق، مسئولیت پاسخگویی داشته باشد. بنابراین قدرت در اینگونه نظام‌های سیاسی از خصلتی دو سویه برخوردار است، بدین معنی که از یک سو به نظارت برنهاد یا نهادهای دیگر می‌پردازد و از سوی دیگر خود نظارت‌پذیر بوده و تحت نگاه و نظر نهادی هم عرض و یا مردم به عنوان صاحبان اصلی قدرت، در معرض داوری است. قوه مقننه که یکی از کانون‌های رسمی قدرت در ساختار سیاسی است، به لحاظ شرح وظایفی که قانون اساسی برایش تعیین نموده است. علاوه بر قانونگذاری شأنی نظارتی اشته و به طریق مقتضی بر عملکرد قوه مجریه نظارتی دائمی دارد. قوه مقننه در ین حال که از ویژگی نظارت‌گری برخوردار است، به لحاظ آنکه در برابر افکار عمومی مسئول است و تحت نظارت مستمر و دائمی مردم قرار دارد، ویژگی نظارت‌پذیری هم دارد. به اعتقاد صاحب نظران سیاسی، خصلت دوگانه نظارت‌گری و نظارت پذیری قدرت درجوامع مردم سالار، ضمن تضمین توانمندی کانون‌های قدرت، ایمنی آنها را نیز تضمین می‌نماید، به عنوان مثال، قوه مجریه بودجه سالانه خود را تنظیم و جهت رسیدگی و تصویب به قوه مقننه تقدیم می‌نماید. قوه مقننه پس از رسیدگی و تصویب بودجه، به دولت اجازه می‌دهد، درآمد و سایر منابع تأمین اعتبار را بر اساس مجوزهای قانونی تحصیل و مخارج را با رعایت قوانین و مقررات و در حدود اعتبارات مصوب پرداخت نماید. در این حالت، قوه مجریه در مورد تحصیل درآمدها و پرداخت مخارج منطبق با قوانین و مقررات و محدودیت‌های تعیین شده، در مقابل قوه مقننه و هر دو قوه در مقابل مردم مسئولیت پاسخگویی دارند.
مفهوم مسئولیت پاسخگویی که سابقه حیاتش همپای حیات نظام‌های سیاسی مردم سالار ایت، ریشه در فلسفه سیاسی داشته و مفهوم امروزین آن بر ارکانی نظیر پذیرش «حق دانستن حقایق» و «حق پاسخ خواهی» برای مردم، استوار است. در جوامع دارای نظام‌های سیاسی مردم سالار، مردم از طریق انتخابات قدرت قانونی خود را به نمایندگان خویش تفویض می‌نمایند، لیکن حق پاسخ خواهی و دانستن حقایق را برای خود محفوظ می‌‌دارند. در این قبیل جوامع، مقامات منتخب در قبال اعمالی که انجام می‌دهند، در برابر شهروندان مسئولیت پاسخگویی دارند و شهروندان نیز به عنوان صاحبان حق، حقایق را در مورد اعمال مسئولین و بر مبنای حق طبیعی «دانستن و پاسخ‌خواهی» به صورت علنی و مستقیم و یا از طریق نمایندگان قانونی خود، پی‌گیری و مطالبه می‌نمایند. در فرایند مسئولیت پاسخگویی هر دو طرف «پاسخگو» و «پاسخ‌خواه» با استفاده از ابزارهای مناسب، در ایفای این مسئولیت و ارزیابی آن، مشارکت می‌کنند.
ویژگی‌های ساختاری و خدماتی محیط فعالیتهای از نوع دولتی یا غیر انتفاعی، از دلایل برجسته شدن نقش مفهوم مسئولیت پاسخگویی عمومی در نظام حسابداری و گزارشگری مالی و سایر اجزای سیستم کنترل داخلی بخش عمومی میباشد. یکی از این ویژگی‌ها، شکل نمایندگی دولت و تفکیک قوا بود که به اجمال مورد بحث قرار گرفت. هیأت تدوین استانداردهای حسابداری دولیت، رابطه پرداخت‌کنندگان مالیات و خدمات دریافتی آنان را به عنوان یکی دیگر از ویژگی‌های ساختای و خدماتی محیط فعالیتهای غیر بازرگانی، در پیدایش مفهوم مسئولیت پاسخگویی و نقش با اهمیت آن، در سیستم حسابداری و کنترل‌های داخلی به دلایل مشروحه زیر، مؤثر دانسته است
الف- پرداخت‌کنندگان مالیات به صورت داوطلبانه در تأمین منابع مالی مشارکت نمی‌کنند، آنها نمی‌توانند بین پرداخت یا عدم پرداخت مالیات یکی را انتخاب کنند، حتی اگر هیچ‌گونه استفاده‌ای از خدمات ارائه شده ننمایند.
ب- مبلغ مالیات پرداختی، به میزان درآمد و ارزش داریی‌های افراد بستگی دارد، بنابراین مالیات بر اساس میل مالیات دهنده و در قبال خدمات خاص دولت پرداخت نمی‌شود.
ج- هیچ‌گونه رابطه مبادله‌ای بین منابع مالی فراهم شده و خدماتی که ارائه شده است، وجود ندارد. رابطه تطابق که به صورت معمول بین منابع مالی تأمین شده و خدمات ارائه شده وجود دارد، صرفاً یک رابطه زمانی است (هر دو در یک سال مالی اتفاق می‌افتد)، به جای آنکه یک رابطه مبادله‌ای باشد.
د- دولت در اغلب موارد، خدمات را به صورت انحصاری ارائه می‌دهد. به لحاظ فقدان یک بازار رقابتی، اندازه‌گیری کارائی دولت در مورد خدمات ارائه شده، بسیار مشکل است.
هـ- تعیین مقدار و کیفیت مطلوب اغلب خدماتی که دولت ارائه می‌دهد، بسیار مشکل است. چه تعداد پلیس کافی است؟ چه نسبتی از استاد به دانشجو، منطقی است؟ از این رو شهروندان در مورد انتخاب میزان و کیفیت خدمات عمومی، اختیار کمی دارند.
تجزیه و تحلیل ویژگی‌های ساختاری و خدماتی فعالیتهای از نوع غیر انتفاعی سازمانهای بزرگ عمومی، مؤید این مطلب است که برای ارزیابی عملکرد مدیران در این بخش از فعالیت‌ها، از شاخص دیگری غیر از سود باید استفاده نمود. در فعالیتهای غیر انتفاعی بخش عمومی برخلاف فعالیتهای انتفاعی بخش خصوصی، یک شاخص کلی برای اندازه‌گیری عملکرد وجود ندارد و به همین دلیل, مفهوم مسئولیت پاسخگویی با تأثیرپذیری از ویژگی‌های ساختاری و خدماتی فعالیتهای غیرانتفاعی، مورد توجه قرار گرفته و به عنوان معیاری برای ارزیابی عملکرد مقامات منتخب و مسئول، مورد پذیرش بخش عمومی قرار گرفته است. استفاده صحیح و مناسب از مفهوم مسئولیت پاسخگویی به عنوان معیاری برای ارزیابی عملکرد، مستلزم سازوکارهای خاصی است که بتواند بستری مناسب را برای ارائه قضاوتی آگاهانه فراهم نماید. بدین معنی که ابتدا باید مبنائی برای ارزیابی عملکرد فراهم شود تا مقامات منتخب و مسئول بر اساس آن اقدام نموده و نسبت به نتایج و پی‌آمدهای آن پاسخگو باشند. در این صورت امکان استفاده از مفهنم مسئولیت پاسخگویی به عنوان شاخصی جهت ارزیابی عملکرد مقامات منتخب و مسئول فراهم خواهد آمد. برای این منظور برنامه‌ای هدفمند تدوین می‌شود که در آن علاوه بر مشخص شدن اهداف، راه‌های رسیدن به این اهداف تعیین و هزینه‌های اجرای برنامه‌ها و چگونگی تأمین منابع مالی و محل مصرف این منابع نیز برآورد و پیش بینی خواهد گردید. نتیجه آنکه، به تبع ویژگی‌های ساختاری و خدماتی فعالیتهای غیرانتفاعی سازمانهای بزرگ بخش عمومی، دو ویژگی دیگر تحت عنوان «ویژگی‌های کنترلی» در این بخش از فعالیتهای مورد توجه و تأکید قرار می‌گیرد. به بیان دیگر ویژگی‌های کنترلی که شرح مختصری از آن ارائه می‌شود، پی‌آمد طبیعی ویژگی‌های ساختاری و خدماتی فعالیتهای از نوع غیر انتفاعی است. همانطور که قبلاً بیان گردید، هیأت تدوین استانداردهای حسابداری دولتی (GASB) در پاراگراف ۱۱۳ بیانیه مفهومی شماره یک خود، بودجه بندی و استفاده از سیستم حسابداری حساب‌های مستقل را از ویژگی‌های کنترلی محیط فعالیتهای غیر انتفاعی به شمار آورده و در پاراگراف‌های ۱۱۹ تا ۱۲۲ همان بیانیه، دلایل آن‌را به شرح زیر بیان نموده است: